这里是“智能体来了”。很多人第一次使用大模型时，会卡在“我不会写提示词”上。其实，日常办公并不需要复杂的技巧。只要把任务说清楚，AI 就能更稳定地帮我们完成会议纪要、周报整理、数据分析和邮件初稿。
一个实用的提示词通常包含 4 个要素：对象、材料、要求、输出格式。先交代内容给谁看，再提供可依据的材料，说明不能做什么，最后约定输出结构。这样得到的结果更接近可核对、可修改的初稿。
先把模糊需求改成可执行任务
“帮我写一份总结”太宽泛，模型不知道总结什么、给谁看、哪些信息不能遗漏，也无法判断是否可以补充内容。
可以改成下面这样：
请根据以下三条项目记录，整理一份发给部门负责人的周报。内容包括本周成果、当前问题、下周计划和待确认事项；没有材料支撑的信息不要补写；控制在 500 字以内，用 Markdown 二级标题输出。
这段提示词已经明确了读者、材料范围、内容限制和输出格式。任务边界越清楚，后续人工核对的成本通常越低。
| 不够明确的提问 | 更可执行的提问 |
|---|---|
| 帮我写周报 | 根据项目记录整理周报，包含成果、问题、下周计划；不确定的信息标为“待确认”；面向部门负责人，控制在 500 字内。 |
| 帮我整理会议内容 | 根据会议记录提炼结论和待办；待办需列出负责人、截止时间，原文未提及的内容不得推断。 |
三个可直接复用的办公提示词模板
以下模板中的方括号内容可替换为自己的材料。使用前请确认材料可以上传，并删除不必要的敏感信息。
1. 会议纪要：把讨论变成可跟进的待办
你是一名项目助理。请根据以下会议记录整理会议纪要。
要求：
1. 分为“会议结论”“待办事项”“待确认事项”三部分；
2. 待办事项使用 Markdown 表格，包含事项、负责人、截止时间；
3. 原始记录未明确的负责人或时间，标记为“待确认”，不要自行推断；
4. 删除与工作无关的闲聊内容，不保留联系方式等敏感信息。
会议记录：
[粘贴已脱敏的会议记录]
生成后，重点核对负责人、截止时间和对外承诺。模型可以帮助归纳，但不能替代参会者对事实的确认。
2. 周报整理：从项目记录中提炼进展
请根据以下项目记录生成一份周报，读者是[部门负责人]。
要求：
1. 依次输出“本周成果”“当前问题”“下周计划”“需要支持”四部分；
2. 每项只引用材料中已有的事实；缺失信息写“待确认”；
3. 语气客观、简洁，总字数不超过 500 字；
4. 不输出客户名称、报价、合同条款等敏感内容。
项目记录：
[粘贴项目记录]
如果需要展示数字，建议在提示词中补充统计口径，例如“新增用户按完成注册人数统计”，避免模型把不同口径的数据混在一起。
3. 邮件初稿：先定事实，再控制语气
请根据以下事实起草一封邮件，收件人是[客户/合作方/内部同事]。
要求：
1. 邮件包含主题、称呼、正文和下一步行动；
2. 保留原始事实，不新增承诺、日期、价格或政策解释；
3. 语气专业、礼貌、简洁；
4. 分别输出“正式版”和“简洁版”两种版本。
事实材料：
[粘贴已确认的事实]
对外邮件尤其要复核数字、日期、产品名称和承诺措辞。涉及合同、报价或合规事项时，应由相应负责人确认后再发送。
使用 AI 办公时，重点检查什么？
无论使用哪种工具，生成内容都应视为初稿。提交或对外发送前，建议按下面的清单核对：
- 数字、日期、专有名词是否与原始材料一致；
- 是否补写了材料中没有的事实或结论；
- 是否出现未经批准的对外承诺；
- 是否包含客户资料、联系方式、合同内容或其他敏感信息；
- 输出格式是否符合实际使用场景。
不要上传未获授权的客户资料、合同原文、账号密钥或内部敏感数据；确需使用时，应先按组织要求完成脱敏和权限确认。
从一个小任务开始
不会写提示词并不意味着无法用好 AI。下次整理会议纪要、写周报或起草邮件时，先补全“对象、材料、要求、输出格式”四项信息，再让 AI 生成初稿。把验证过的提示词保存为模板，下一次只替换材料，就能减少重复沟通并提高效率。
“智能体来了”系列希望降低 AI 办公的使用门槛：先从一个具体任务和一份清晰、合规的材料开始。
关键词： AI 办公、提示词模板、大模型办公、会议纪要、周报整理
