你是否常常感到时间不够用，任务堆积如山，却总是无法按时完成？
你是否因为拖延而经常熬夜赶工，导致效率低下、压力倍增？
你是否觉得工作安排混乱，难以集中精力处理重要事项？
如果你的答案是“是”，那么这篇文章将为你带来一种全新的时间管理方法——GTD（Getting Things Done），帮助你轻松应对这些挑战，提升工作效率和生活质量。
什么是GTD？
GTD的核心理念可以概括为一句话：“大脑是用来思考的，而不是用来记事的”。
它由美国效率管理专家戴维·艾伦（David Allen）提出的时间管理方法，旨在帮助人们通过系统化的流程，清空大脑内存，减轻焦虑，提升专注力和生产力。
GTD的核心步骤分为五步：收集、整理、组织、回顾、执行。通过这五个步骤，你可以将所有待办事项从大脑中移出，放入一个可靠的外部系统中（例如板.栗看板、Tre.llo、N.otion等看板、日记、清单系统中），确保每项任务都能得到妥善处理。这样一来，你的大脑不再被琐事占据，能够更加专注于重要的事情。
1. 收集：清空大脑，捕捉一切
GTD的第一步是收集，即将所有想法、任务、灵感等记录到一个集中的地方。这个过程就像是给大脑做一次“大扫除”，确保所有待办事项都不会被遗忘或忽略。
你可以在看板系统中创建一个“收件箱”，作为你所有任务的入口。无论是在工作中遇到的需求、突发的任务，还是生活中的琐事，都可以迅速记录到这个收件箱中。
2. 整理：明确任务，决定行动
收集完任务后，接下来是整理阶段。你需要对收件箱中的任务进行初步处理，判断哪些需要立即行动，哪些可以延后或委托他人。对于需要行动的任务，明确具体的“下一步行动”。
我比较喜欢用看板（例如板.栗看板、Tre.llo）做GTD就是因为在这一步中，你可以为每个任务设置详细的描述、截止日期、优先级等信息。如果任务较为复杂，还可以将其分解为多个子任务设置子卡片，确保每一步都具体可执行。例如：
- 如果你接到一个需求，有明确的截止日期和对接人，可以直接在任务中添加这些信息。
- 如果你有多个并行的集合式项目，可以将每个任务创建几张卡片，在卡片中再添加子卡片用于记录每一步需要做的具体步骤。
3. 组织：分类归档，有序管理
整理完任务后，接下来是组织阶段。你需要将任务分类归档，确保每项任务都能找到合适的位置。GTD建议将任务分为以下几类：
- 下一步行动清单：列出所有可以立即执行的任务。
- 等待清单：记录那些已经委派给他人但仍需跟进的任务。
- 项目清单：汇总所有正在进行的项目及其相关任务。
- 将来/也许清单：记录暂时不紧急但可能在未来实施的想法或计划。
4. 回顾：定期检查，确保无遗漏
GTD的第四步是回顾，即定期检查任务列表，确保没有遗漏，并根据实际情况调整优先级。回顾不仅是更新内容的过程，更是对齐目标的机会。通过回顾，你可以确保所有的任务都符合最新的情况，避免因疏忽而导致任务延误。
5. 执行：专注当下，高效完成
最后是执行阶段。根据当前的情境、时间和精力，选择合适的任务去执行。GTD强调要根据“四标准法”（情境、时间、精力、重要性）来决定具体行动的时机，确保在正确的时间做正确的事情。
为什么看板系统适合做GTD时间管理
看板的核心在于可视化工作流程，通过将任务以卡片形式展示在看板上，团队成员可以清晰地看到每个任务的状态，从而更好地协作和分配资源。GTD与看板管理有着高度的重叠，尤其是在以下几个方面：
- 可视化：无论是GTD还是看板，都强调将任务以可视化的形式呈现出来。GTD通过清单和标签来管理任务，而看板则通过卡片和列来展示任务的进展。两者的目的都是为了让任务更加直观，便于管理和跟踪。
- 任务流动：GTD中的“下一步行动”与看板中的“拉动系统”有异曲同工之妙。GTD要求明确每项任务的具体行动步骤，确保任务可以顺利推进；而看板则通过限制在制品（WIP），确保任务不会过度堆积，保持流畅的工作节奏。
- 持续改进：GTD中的“回顾”步骤与看板中的“持续改进”理念不谋而合。通过定期回顾任务列表，GTD用户可以识别问题并调整计划；同样，看板团队也会定期召开回顾会议，分析流程中的瓶颈，不断优化工作方式。
- 减少多任务并行：GTD通过设置“两分钟法则”和“下一步行动”，帮助用户集中精力完成当前任务，避免多任务并行带来的效率下降。看板则通过WIP限制，确保团队不会同时处理过多任务，从而提高整体效率。
GTD不仅仅是一套时间管理方法，更是一种帮助你掌控生活的系统化流程。如果你对GTD感兴趣，不妨阅读戴维·艾伦的经典著作《搞定Ⅲ》，深入了解GTD的理论基础和实践方法。
